Реализация базы данных

Вопрос по реализации базы данных.
Делаю базу входящей/исходящей корреспонденции. Главной таблицей у меня будет номер входящей корреспонденции (счетчик), помимо этого в этой таблице добавляется дата, руководитель, исполнитель и пр. Соответственно,  на форме добавления записи есть блок добавления корреспондента, который добавляется в отдельной форме, в отдельную таблицу, в которую вносятся все данные о нем.  Дело в том, что корреспондент может периодически повторятся и я не могу сообразить, как при добавлении записи о входящей корреспонденции реализовать выбор уже существующего корреспондента с подстановкой уже занесенных о нем данных.
Для себя пока вижу такие решения:
1. Выбор контрагента из комбобокса. Скриптом прописать  заполнение определенных тексбоксов/надписей при выборе значения.  Но контрагентов в конечном итоге сотни и листать в последствии будет затруднительно.
2. Добавить на форму добавления записи табличку с поиском в таблице контрагент  и скриптом прописать заполнение определенных тексбоксов/надписей при выборе значения в таблице (в случае нахождения записи). Минус - вероятность ошибки при поиске и как последствие куча дубликатов контрагентов, отличающихся буквой,словом.
3. Добавить промежуточную форму на кнопку "добавить контрагента", где будет происходить поиск в таблице контрагент и выбор значения. Минус тот же.
4.  На главной форме через поиск найти запись с контрагентом и посредством кнопки добавить запись с учетом найденного значения, т.е. с уже заполненным контрагентом.
Интересует 4 вариант, как самый удобный, но  может быть есть другие решения и кто-нибудь поделится примером.