Сделал для вас проект с примером.
При старте проекта проверяется, есть ли адресаты, которым пора отправить напоминание, если есть, то будет показана форма со списком адресатов
procedure Form1_OnShow (Sender: string; Action: string);
begin
frmSendMail.TableGrid1.dbUpdate;
if frmSendMail.TableGrid1.RowCount > 0 then frmSendMail.ShowModal;
Form1.Button1.Click;
end;
в настройках компонента frmSendMail.TableGrid1 задается фильтр, чтобы показать адресаты, которым пора отправить сообщение
(employees.sent <> 1) and ( date(employees.dateEvent) < date('now', '+10 days') )
Если сообщение адресату доставлено, это отмечается в поле employees.sent
Dmitry.